Membangun Komunikasi yang Efektif dan Efisien dalam Sebuah Rapat

Rapat adalah sarana kita membahas sesuatu yang nanti akhirnya bersama-sama secara musyawarah atau voting mengambil sebuah keputusan. Namun seringkali rapat tidak menghasilkan sebuah keputusan sebagaimana yang diharapkan.  

Usai rapat malah terjadi pertengkaran ataun perselisihan antar personal.  Kita perlu melakukan rapat yang berhasil.  Bagaimana sebuah komunikasi yang dibangun dalam sebuah rapat supaya berhasil?

Dengan demikian, kata komunikasi dalam praktiknya selalu melibatkan: (a) adanya pesan sebagai alat untuk tukar menukar informasi, (b) terciptanya kebersamaan antara komunikator (pengirim pesan) dengan komunikan (penerima pesan).

Seseorang yang sedang terlibat dalam proses komunikasi tak lain mencoba untuk menumbuhkan kebersamaan atau commones (dalam pesan) pada orang lain yang diajak berkomunikasi.  Ide, gagasan, dan perilaku yang kita libatkan dalam komunikasi diharapkan dipahami secara sama oleh penerima pesan.

Kata efektif secara umum berarti tepat guna atau berhasil.  Ini berbeda dengan kata efisien yang lebih menekankan waktu yang singkat tidak bertele-tele. 

Tujuan Kita Berkomunikasi

Beberapa tujuan berkomunikasi adalah: (1) Menemukan jati diri.  Semakin banyak kita berkomunikasi dengan orang lain, semakin banyak kita mendapat umpan balik, maka kita menjadi semakin sadar akan diri sendiri dan apa yang harus dilakukan di lingkungannya.

Berkomunikasi yang Efektif

Berkomunikasi yang efektif itu dimaksudkan berkomunikasi yang tahu akan apa yang hendak kita sampaikan.  Dengan demikian, maka kita tidak akan melantur-lantur dalam berbicara.  Pembicaraan akan berfokus bagaimana pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh pendengar.

Berkomunikasi yang efektif itu dimaksudkan berkomunikasi untuk bertukar informasi atau pendapat sehingga pada akhirnya dicapai kesepakatan terbaik bersama-sama.  Sebaiknya dalam komunikasi ini, seseorang tidak merasa pendapatnya selalu benar dan dapat menghargai pendapat orang lain.

Berkomunikasi yang efektif itu dimaksudkan berkomunikasi yang dapat membangun hubungan lebih simpatik.  Tidak dapat dipungkiri misal dalam rapat akan terjadi adu argumentasi.  Sepanjang adu argumentasi itu dilakukan dengan dasar-dasar yang jelas, kalimat-kalimat yang sopan, hati yang tulus, maka hubungan personal akan menjadi lebih simpatik.  Sudah banyak contoh hubungan personal menjadi terputus hanya karena masalah komunikasi yang tidak membangun hubungan lebih simpatik ini.